Open Space


Metoda Open Space Technology (dále OST či Open Space) je velmi neformální a demokratickou metodou umožňující sdílení osobních zkušeností a pohledů na zvolené téma. Detailní obsah setkání (tedy konkrétní témata k diskusi) tvoří účastníci sami a oni sami jsou motorem i facilitátorem celého procesu - i když je celá akce zaštítěna organizátorem a jedním hlavním facilitátorem. 

Popis

Metoda OST probíhá formou diskuzí několika paralelních skupin dle programu stanoveného na úvod setkání samotnými účastníky. Předem dáno je tedy jen základní obecnější téma, které je ale současně dost konkrétní, motivující a inspirující. Metoda se používá především pro strukturování konferencí, kongresů, setkání profesních sdružení či vedení firem. Charakteristickým znakem OST je formální otevřenost, předpokladem je vysoká motivovanost účastníků. Ti vytváří program a výstupy setkání. Otevřená forma setkání dává prostor pro velmi individuální přístup. Každý účastník se může otevřít a mluvit o pohledech, na které při jiných formátech diskuzí obvykle nebývá čas a přiměřený prostor. Tato svoboda současně vyžaduje zodpovědnost. Příliš velké množství pasivních účastníků nebo účastníků málo motivovaných k aktivní diskuzi nenaplní cíle OST. Účast je tedy zásadně dobrovolná!

Výsledky pracovních skupin jsou zkompletovány a poskytnuty všem účastníkům. Ačkoli jsou účastníci rozděleni do skupin, každý se může kdykoliv zvednout a z jedné skupiny odejít do jiné, kde se budou řešit témata jiná, která ho v danou chvíli zaujmou více.

Hlavní pravidla OST

  • kdokoliv přijde, je ten správný
  • cokoli se stane, je to, co se stát má
  • začne se, když je čas zralý
  • když se skončí, tak je konec
  • Zákon dvou nohou = kdykoliv se neučíš a nemáš co sdělit, můžeš jít do jiné skupiny

Popis cílů metody

Cílem metody je prodiskutovat v malých skupinkách základní téma z nejrůznějších i velmi osobních úhlů pohledu. 

Cílová skupina

Účastníkem může být kdokoliv, koho oslovilo zvolené téma a má představu o procesu OST, respektive o míře zapojení každého účastníka.

Kroky

  1. Důležitým prvním krokem je dobře zvolené téma formulované v pozvánce. Téma by mělo být dostatečně konkrétní, motivující a inspirující, současně ale natolik obecné, aby dávalo prostor pro volbu skupinových podtémat.
  2. Je připravena jedna velká místnost s židličkami uspořádanými do kruhu (případně více kruhů za sebou) pro úvodní a závěrečné setkání a řada menších místností pro jednání pracovních skupin.
  3. V hlavní místnosti visí pravidla OST a velký papír pro zaznamenání témat pracovních skupin a jejich umístění v místnostech.
  4. Hlavní facilitátor setkání přivítá účastníky a vysvětlí metodiku OST.
  5. Účastníci jsou facilitátorem vybídnuti k tomu zapojit se do setkání a ke zformulování témat, o kterých chtějí diskutovat.
  6. Účastníci prezentují vybraná témata a ta jsou poté přiřazována dle času a místností na tabuli s celkovým harmonogramem setkání.
  7. Každé téma je na kartičce podepsáno svolavatelem.
  8. Ve chvíli kdy jsou představena všechna zvolená témata a určen jejich čas a místo diskuze, účastníci se k nim dle svého zájmu napíší a poté se rozejdou do jednotlivých diskuzních místností.
  9. Každá diskuze je facilitována a zapisována samotnými účastníky, zápis je po ukončení diskuze předán organizátorům. Zápisy jsou vylepovány už v průběhu setkání ve velké místnosti.
  10. Na závěrečném plénu se prezentují klíčová sdělení z jednotlivých pracovních skupin.
  11. Zápisy ze všech pracovních skupin jsou přeposlány všem účastníkům setkání.

Zdroje

  • Místnost pro všechny účastníky dle počtu přihlášených (20 - 400), menší místnosti pro 5-10 účastníků. Stoly a židličky.
  • Viditelně vyvěšená pravidla OST v místnosti pro úvodní a závěrečné setkání (případně ve všech místnostech pro diskuze).
  • Flipchartové papíry, fixy, balicí papír, notebook, tiskárna.
  • Káva, čaj, voda apod. a drobné občerstvení. Organizace jídla, která umožňuje flexibilitu (obědy a večeře ne nutně pro všechny ve stejný čas).
  • Zkušený facilitátor.

Rozšiřující tipy

V případě vícedenního setkání se večer i ráno sejde celá skupina ke sdílení atmosféry, sdělení novinek, aktualizaci programu apod.

Příklady, zkušenosti, literatura apod.

  • Webová stránka OST
  • Harrison Owen, Open Space Technology: A User's Guide (3rd ed.). Berrett-Koehler.
Export do PDF
  • Nápady a vize

    Tvorba nových nápadů a vizí a sdílení zkušeností

  • Pokročilá náročnost

    Potřeba zkušeného facilitátora. Účastníci musí být dostatečně motivováni k diskusi.

  • Určeno až pro stovky účastníků

    20 - 400

  • Do 1 týdne

    1 - 3 dny

  • Vyzkoušeno v ČR

    Jan Froněk
    fronekjan@seznam.cz

    "S metodou mám zkušenost v roli facilitátora i účastníka. V obou případech byl program zhruba od 14 do 19h..."

    Více viz diskuze k metodě níže...

  • Návaznost na jiné metody

    Metoda je velmi specifická a komplexní, není vhodné ji kombinovat s jinými. 

Diskuze k metodě

:

:

:

Captcha Image Jiný obrázek

Jan Froněk | 08.12.2013 17:26

Reakce účastnice celodenního open space setkání:
"Ještě jsem nezažila seminář, kde by se lektor takhle málo nadřel." :-)

Jeden z účastníků navrhoval fázi sběru témat realizovat předem pomocí online dotazníku - mohlo by dojít k urychlení úvodu. Záleží, komu co vyhovuje, já jsem spíše na lidské procesy.

Ondřej Horák | 05.12.2013 08:33

Zkoušeli jsme to ve skupině 17 lidí a fungovalo to docela dobře. Pracovních skupin nebylo mnoho, ale to nevadilo. Jeli jsme ve třech kolech. Většinou běžely 2 - 3 paralelní zájmové skupiny.

Od druhého kola dál jsme účastníkům doporučili, aby v každé skupince ze svého středu vybrali jednoho moderátora a jednoho zapisovatele. Myslím, že to pak pomohlo práci trošku strukturovat a současně vytvořit nějaký prezentovatelný výstup.

Jan Froněk (fronekjan@seznam.cz) | 12.11.2013 12:29

S metodou mám zkušenost v roli facilitátora i účastníka.
V obou případech byl program zhruba od 14 do 19h.

Doporučuji pracovat se skupinami minimálně 30 účastníků, s 20 lidmi se stalo, že bylo v každé zájmové skupině jen několik málo účastníků a trochu tomu pak scházely podněty. Řešit by se to dalo omezením počtu skupin, které mohou vzniknout, ale tím by metoda OST trochu utrpěla.

Obecně věřím tomu, že je OST vhodnou metodou k tomu, aby skupina samostatně definovala témata, pro která je ve skupině dostatek motivace a která pro ni mají význam, např. z hlediska budoucnosti organizace.
Na konci setkání bývá zřetelné nadšení účastníků v rozdělané a předvymyšlené práci pokračovat.

Doporučuji do každé pracovní místnosti připravit plakát s vyvěšenými principy a pravidly metody OST, stejně jako do každé skupiny nakopírovat lehce strukturovanou předlohu pro zápis z debaty.